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管理信息子系统是对事务处理子系统信息的拓展应用,该子系统的功能是将事务子系统的信息进一步加工形成对业务管理所需要的信息,主要形式为通过对数据的检索、统计形成各种业务报表了解企业的经营状态、企业计划的执行情况、各职能部门的工作状态等,据此提供的信息用于支持企业的运行、管理与决策。从信息协同的角度看,体现的是整体涌现性,即系统元素、结构与环境所构建的整体系统功能表现,是信息协同在管理层次上的基本作用,在概念层次上属于数据库系统的外模式,即针对一定管理需求的用户视图。决策支持子系统是管理信息子系统的进一步升级,其功能是通过对收集的信息数据建立一定的模型来帮助决策者进行决策,特别是从信息所反映的状态来发现信息之间的相关性,从而为决策提供支持,从信息协同的角度来看,体现出的是系统元素的相关性及相互依赖性。
面向不同的决策主题,将来源于不同部门的信息资源进行数据转换、整合,建立多维数据结构与分析模型,使企业管理者能够从各个维度为决策者提供准确、可靠的信息。因此,在概念层次上,决策支持子系统属于是以数据仓库为依托的信息分析系统。专家子系统是知识管理理论与方法在企业信息系统中的具体应用。从形式上看,专家系统是智能化的计算机程序,其功能是管理相关领域专家的知识与经验,同时能够利用这些知识和经验来解决问题。从信息协同的角度来看,专家子系统仍然需要一定的外部信息作为输入,然后按照知识和经验,进行推理和判断来解决问题,以便解决那些需要人类专家处理的复杂问题。专家子系统在概念层次上属于基于人工智能的信息处理程序。
一、企业内信息系统协同需求分析
系统功能是通过系统的环境、元素与结构的综合作用来体现的,任何一部分发生变化都会导致对信息协同的要求。环境的变化导致企业经营与管理的重组进而导致企业信息系统的重组,由此引起结构与元素的变化,同样信息系统元素的纵向层次结构与横向相关性结构的变化能够改变对环境的作用。所以,企业信息系统无论是外界环境还是内部元素结构都需要很好的协同机制。
1.企业信息系统结构重组的协同需求
资源本身就是一个动态的概念。同样,信息资源是随着自然与社会的发展、技术进步及信息量的变化而动态发展的产生要素。企业重组必然导致企业信息资源内容与结构的变化。企业重组是对企业流程、组织结构、信息系统以及组织价值进行最根本的重新设计,以取得惊人效果[3]。其中的企业信息结构重组是指在统一的目标指导下,根据BPR(BusinessProcessReengineering)理论,对企业内部相互分离的信息结构要素实施优化组合的过程,这种重组要求体现了环境的要求。随着信息技术的进步,信息系统的技术环境与业务需求会发生变化,同样企业本身也是在不断动态发展变化中,作为构成企业生产力重要要素的信息资源同样也不可避免地不断调整其系统结构,重新组合其数据结构、管理结构及技术结构。重组意味着企业管理流程、内容及方式的转变,由此直接导致了企业对信息系统概念模式设计的改变,这种改变甚至是根本的改变。毫无疑问,这种改变要求相应的信息系统按照系统完整性的要求进行一致性的改变,在改变过程中不仅要保证各信息单元本身的语义完整性,而且各信息单元之间的参照完整性也需要保证。在信息系统重组过程中各业务部门的信息单元的相关性只有通过有效的协同来发生一致性的变化,否则在各个信息单元孤立应对变化的情况下,这种信息系统的重组将会导致较高的代价。因此,企业要以最小的代价、最高的效率实现信息系统的重组就必须通过信息结构化的整合与协同来实现。这种结构化的协同机制应该能够将信息的语义内容、关系结构、服务接口实现较好的封装与继承,从而减低变化或升级带来的管理与计算复杂度。
2.企业信息系统层次化协同需求分析
信息资源具有共享性、积累性、有限性等特征,同时也具有时效性、选择性、增值性。因此,信息资源按照加工深度分为不同的层次,一个层次的信息是其下一个层次的增值,其本身又是上一层次的信息源,各不同层次的信息资源在数据内容、结构及格式等方面存在相关的转换模式。因此,信息资源的协同与整合也是信息数据结构化、层次化、系统化的必然要求。一方面信息资源及相应的数据要立足于面向整个企业甚至整个行业服务的,这就要求信息资源在组织上要反映出“公共”需求的基本业务事实,要尽量以恰当的粒度来构建其基本语义单位及语用环境,以便于能够作为信息源灵活方便地按照一定的算法规则来导出所需要的更高一层次的信息,提升其价值。
同时要易于与其它信息数据结构形成更大的服务层次从而为信息资源的整合要求提供基础数据服务架构,也就是说,要能够同时在信息的局部结构与整体结构上实现协同。前者为信息基本属性描述的结构要求,后者为不同信息元素之间的关系描述结构,是信息协同与共享的基础。另一方面信息资源在不同的层次有不同的职能要求。如在事务处理层次,信息管理的作用是预处理信息数据并记录原始信息、处理基本业务流程;而在管理层次则是通过业务信息及相关的统计信息来支持日常管理;在决策支持层次则是提供分析的数据源及相应的分析算法,决策范围根据决策者在组织内的位置不同而不同,所使用的信息资源种类和内容也不相同。
综上所述,在纵向系统层次上,信息的协同运行起着至关重要的作用,各层次之间在内容与操作上均应存在相应的接口,无论是结构化、半结构化或非结构化的信息资源,均应通过结构化的模式衔接来降低转化的复杂度。此外,相关的转换要体现出系统化,特别需要说明的是信息系统的设计不能只图改善整体效率却忽视了为职能部门管理者解决问题的基本要求。因此,企业信息资源的纵向支撑与服务也必须要通过各信息单元之间的组合协同来实现。
3.企业信息系统横向协同需求分析
在信息系统内同一层次的各个部分如何进行协作,并通过协作导致系统出现新的空间、时间或功能上的有序结构,从而构建出相应的服务功能。管理信息系统中各信息元素之间的关系极为复杂。一方面源自不同部门之间信息元素的关系可能存在非常复杂的非线性关系,这种关系难以通过现有的关系模式来描述;另一方面,不同部门之间、同一部门的不同业务处理单元的信息内容与信息量不断处于变化之中,为了实现信息处理与分析的可靠性,就必须采用系统化的方法,与纵向层次的联系策略一样,在横向子系统之间,建立清晰的子系统边界,同时构造相应的操作接口来保证信息资源关联的一致性、完整性要求。系统工程便是解决这一问题的行之有效的方法。就事务处理子系统而言,围绕生产要素(涉及人、财、物、技术、信息等因素),其职能服务包括了生产、销售、计划、人事、管理等方面的内容,各系统之间的信息数据存在必然的关联,通过基础信息数据的整合与协同使数据达到更大的共享。同时数据来源在数据内容上要保证其可靠性、唯一性,在数据结构上要保证其一致性。特别需要强调的是,在对数据描述的元数据方面,要有严格的、统一的、标准化的机制。在管理信息系统级层次,随着服务层次的变化,要实现信息数据单向流动机制及相关的数据源验证机制,保证其在系统中并行流动时的一致性要求。对管理信息系统而言,其职能涉及到企业战略、决策过程、组织岗位、制度、技能绩效考核等内容,其信息数据的产生要依赖于事务处理系统,要求同一层次的不同主体信息所依赖的底层数据源是相同的。因此,企业信息的横向关联与约束必须要通过各横向子系统之间的协同来实现。在决策支持层次,由于处于信息分析与数据挖掘的需求层次,因此,除了固有的历史信息资源外,还需要有周围环境信息的支持。因此,信息元素之间必然会导致一些非线性关系,需要采用一些线性或非线性变换进行定性或者定量的相关性分析,信息之间的协同更加重要,也更加复杂。
二、面向行业的信息资源协同需求分析
同行业或相关行业中的企业群在宏观上构成了一个更大、更复杂的、具有宏观社会服务功能的大系统。显然,这些同行业企业之间为了各自的利益在产、供、销等方面存在激烈的竞争关系,因此作为企业内部来说,企业信息系统对信息资源组织与管理的重要目标之一是提升在同行业中的竞争力。
然而,在行业内的不同企业也存在着共同需要遵守的规范、行业技术标准、共同的利益以及社会责任。企业之间或者以连锁形式存在的企业联盟,均具有以管理决策效率与社会效益为导向的信息共享与协同需求。同时,行业信息协同也是信息集成的必然要求。信息集成与面向的领域和行业密切相关,信息集成是一项系统工程,目标是将分布在各企业信息系统中的自主的、异构的、局部的信息有效地集成,为更高的战略目标提供信息服务。
显然,信息集成是信息资源的管理与应用在广度与深度上的进一步延伸,主要的管理与技术手段就是信息协同。各企业信息资源在企业级协同平台的基础上,进一步实现行业级的信息资源协同,节约社会资源,提高协同创新能力与社会协作能力。更好地从社会效益与行业战略角度构建网络信息协同平台来支持共同的战略目标。然而,目前大多数行业内各企业信息协作与集成水平不高,尤其在行业层次上信息资源的“信息孤岛”现象更加突出,导致行业信息资源的协同配置与高层次的协作难以实现,不能从社会利益、行业利益层面进行信息资源利用。缺乏相关的行业信息数据标准及基于协同模式的公共服务数据管理体系与相关理论。
产生上述问题除了相关制度与规范方面的原因外,主要原因是管理理论与现代信息技术的脱节,使行业信息协同在管理与技术上不能很好地关联。事实上,在数字与网络环境下,信息资源除内容属性外还有载体、格式、存储与传递方式、显示模式及安全模式等形式上的属性,这些属性在不同的企业具有异构性;此外,不同企业在信息来源方面也有较大的差异性与多元性,这也导致了信息协同系统分析与设计更加困难。因此,对于行业级的信息协同来说,很难从“原子式”的思维方式去理解和把握,只能从系统整体功能的角度来进行结构化分析与设计协同中心平台。
三、基于信息数据结构化的信息资源协同策略
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