在电子政务发展过程中,电子文件管理已成为影响信息化建设的重要问题,传统的管理模式已不适应现代政府办公的需求,需要采取改革措施,提高电子文件的管理效果。
信息技术的发展使社会生产方式和管理方式都发生了巨大变革,信息化程度的高低已经成为一个国家综合实力的标志,无论是国家政府机关,还是企事业单位都开始加大信息化建设。我国也逐渐意识到了信息化管理系统的重要性,电子政务工程由此得到发展。在电子政务发展过程中,电子文件管理已成为影响信息化建设的重要问题,传统的管理模式已不适应现代政府办公的需求,需要采取改革措施,提高电子文件的管理效果。
1 政府电子文件管理理论介绍
1.1 电子文件及其特点
电子文件是利用计算机进行输入、存储、传输等一系列操作的数字化产物,与纸质文件相比,电子文件具有存储体积小、检索速度快、传输距离广、可满足多用户共享等优点,因此已经在社会的生产生活中得到广泛应用。同时,电子文件也存在一定局限性,如信息与载体处于分离状态,无法直接阅读,需要借助配套的软件和硬件设备才能被识别和利用;电子文件容易被修改和复制,其真实性、完整性、安全性难以保证。
1.2 政府电子文件分类
政府在制定政策、执行政策及其他公共服务过程中,形成了大量的电子文件,其产生途径、运行方式不同,分类也具有一定差异。政府电子文件种类繁多,按不同标准可划分为多种文件(见表1)。
表1 政府电子文件种类划分
划分标准
文件类型
载 体
软盘文件、硬盘文件、光盘文件、磁带文件
形 态
文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等
功 能
草稿性文件、辅助性文件、正式性文件
2 对政府电子文件进行管理的意义
随着信息技术应用的不断深入,电子计算机在党和政府的工作过程中发挥的作用越来越大,电子文件的保存、管理和利用也就成为政府工作的重要组成部分,做好电子文件的管理工作对我国政府的信息化建设有重要意义。
2.1 电子文件管理是政府信息化建设的重要组成部分
近年来,信息化技术的发展进程也越来越快,对社会的生产和生活的影响也越来越大,政府部门的信息化建设成为必然发展趋势。随着政府信息化建设不断推进,电子政务、办公自动化、网上审批、邮件传输等手段已取代了传统方式,极大提高了政府的办公效率,同时也产生了大量电子文件。电子文件已成为电子政务建设中的重要组成部分,而文件的归档、管理、开发和利用也成为政府信息化建设的重要内容。
2.2 做好电子文件管理有利于提升政府办公效率
在办公自动化和电子政务飞速发展的基础上,我国政府工作的电子化程度也逐渐加强,对计算机和网络技术的依赖程度越来越强,各项工作的处理都需要利用电子文件,也将产生大批文件,电子文件成为政府施政的重要工具,做好这项工具的管理工作,可为政府决策提供信息支撑,提升政府办公效率。
2.3 做好电子文件管理有利于构建和谐社会
我国政府信息化建设速度逐渐加快,电子政务已经成为政府改善职能、提高服务的重要手段,做好电子文件的管理工作就成为政府部门面临的新课题,这一课题不仅会为领导决策服务,还能为各级部门工作服务,最终实现政府服务广大人们群众的目的,加快和谐社会的建设。
3 我国政府电子文件管理存在的问题
我国电子政府建设起步较晚,电子文件管理方式相对落后,无法满足新形势下我国电子政务建设的需要,主要表现在以下几个方面。
3.1 政府电子文件管理整体规划性不强
3.1.1 政管理制度不完善
电子文件管理的制度还没有统一制定,更没有从法律层面确定其地位。当前政府信息资源的主要关注点在于数据资源是否具有价值及其价值大小,没有对文件的保存引起足够重视。现有的《CAD文件管理》《磁性载体档案管理与保护规范》等文件远不能满足现代电子文件管理的需要。我国政府电子文件管理仅局限在政府机关内部,没有对某一地区,甚至全国范围内的电子文件管理进行系统研究,中央和地方、各地区之间信息的互联互通工作至今还没有得到有效发展,信息孤岛现象严重,无法满足政府综合性、跨地区、跨部门的业务需求。
3.1.2 电子文件管理缺少整体规划
政府电子文件管理在国家信息化建设中的地位不明确,没有引起相关部门的重视;多数机构还没有将电子文件视为正式文件,因此在管理过程中缺少规范性;电子文件范围没有明确规定,对邮件、网站、数据库中
以上就是关于我国政府电子文件管理的全部内容，希望给予大家帮助。
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