论档案信息管理技术措施

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2017-06-11 16:13:00

在信息技术不断发展的时代,对档案信息管理工作不断的进行创新,这样能够更好的适应现代化的发展模式,同时也能更好的为档案管理信息化提供更好的环境。

1档案信息管理存在的问题

1.1管理的滞后性

我国在档案信息化建设过程中,对信息化和电子技术是比较重视的,这样就使得在档案管理工作中出现了重视程度不够的情况。档案信息化建设要将档案管理流程进行简化,同时进行优化和重组。但是,在我国的档案信息化建设过程中,却在沿用传统的管理体制,同时,在信息化建设过程中出现了和档案管理明显脱离的情况,这样就使得公众在利用档案的时候非常容易出现服务质量达不到要求的情况,同时,在工作中也是非常容易出现档案信息化建设进程受到影响的情况的,主要是受到档案管理滞后性的影响。

1.2档案信息管理缺少规划

在进行档案信息管理过程中,档案管理部门没有进行统筹规划安排,这样就使得档案信息化管理在实施过程中出现了效率下降的情况,同时在管理方面也出现了无法实现规范化的情况,这样就使得没有统一的标准进行管理。档案信息管理没有健全的体系,在信息检索方面就会出现不健全和不规范的情况,同时也会导致档案信息在利用方面出现效率非常低和质量非常差的情况,对于档案信息管理来说是非常严重的问题。

1.3数字档案资源短缺且结构不合理

我国的档案管理是经历了漫长的过程中,在档案管理工作中一直沿用的是传统的管理方法,这样就使得档案信息出现了一直在使用纸质介质来进行保管的情况,在数字档案资源方面结构是比较单一的,这样也使得我国的信息化档案建设在过程中要面临的问题是非常大的,对信息化建设的进程和质量都是会带来很大的影响。

1.4档案信息化专门人才缺失

在档案行业发展过程中,一些专业的人才在经济较发达的地区是比较集中的,这样就使得一些经济发展不好的地方在档案管理方面人员是比较匮乏的,同时也是会导致不同的地区在档案管理信息建设方面是存在着很大的差距的,同时,在一些地区也存在着档案管理信息化建设无法开展的情况。

1.5档案信息化立法和规范化管理体系不够健全

我国在档案信息化建设方面的时间比较短,这样就使得相应的法律和法规在一定程度并不健全,这样就使得档案信息化建设还是停留在一个较低的水平上,导致档案信息化发展受到了很大的影响。

2加强档案信息管理应采取的对策

2.1档案信息管理要统一规划、统一原则

档案信息化建设的目的,是为了将档案信息资源集聚和整合起来,实现档案资源社会共享,更好地为各级领导和机关服务,为社会各界服务,为广大公民服务。为此,档案信息管理工作在当前新一轮深入发展的关键时刻,必须统一规划、统一标准、统一规范,克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则,才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。坚持以档案信息开发利用为中心,文档管理一体化、双轨制、确保网络安全等原则。

2.2加强数字档案的信息管理

在传统的档案馆管理中,其服务手段、质量、信息加工的深度等各个方面都无法像数字档案一样可以使利用者不受空间、时间和数量的限制,从而能快捷、准确的完成各类档案信息资源的查阅工作。数字档案可以充分的利用网上的信息,所以数字档案的信息资源较为传统档案管理在信息上更加丰富,利用上更加方便快捷。

2.3加强档案信息化技术人才的培养工作,提升档案信息管理质量

我国的档案行业中专业人才较少,严重制约了档案信息化建设的进程,在档案信息化建设中,单一的掌握档案的专业知识已无法适应信息化技术的需求,在档案的信息化建设中还需要熟练的掌握计算机技术、网络技术等现代化的技术手段,从而满足当前档案信息化建设的需求。档案部门应广开门路,对人才进行引进和培养,建立起一支现代化的档案信息建设人才,从而保证档案信息建设的顺利开展。首先,应对现有档案管理人员进行相关的培训工作,使其熟悉的掌握计算机和网络知识,并对数字化、信息化等管理知识有一定的了解;其次,要与各科研院所建立联系,以各种形式加强合作和交流工作,从而为档案从业人员提供接受再教育的机会,使其能及时的对新技术和新知识进行了解和掌握;最后,要做好人才的引进工作,特别是对于一些复合型人才的引进工作要加大力度,为其提供良好的工作环境,从而加快档案信息化建设的进程。

2.4抓紧档案信息化法制与标准建设

一是加快推进档案信息化法制建设。加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章,形成有效的激励约束机制,推动档案信息化建设有序开展;二是完善档案信息化标准体系。

3结束语

档案工作信息化管理在实现的过程中是存在着一定的问题,对出现的问题进行必要的分析,才能更好的找到解决的措施,同时也能更好的实现档案管理工作的意义。档案管理信息化建设能够更好的提高档案信息的使用和开发,同时对一些企业发展也是有很大的影响。在信息技术不断发展的时代,对档案信息化管理工作不断的进行创新,这样能够更好的适应现代化的发展模式,同时也能更好的为档案管理信息化提供更好的环境。

以上就是关于档案信息管理的全部内容，希望给予大家帮助。