要建立具有中国特色的档案工作管理体制, 就要首先重视和研究档案工作人员的心理行为问题。因为人是最基本的生产力, 是社会的主体, 也是档案工作部门的主体。档案管理心理学就是一门研究如何最大限度地调动档案工作人员的主动性、积极性和创造性的科学。研究这门科学, 有助于建设一支具有社会主义精神文明的档案工作队伍, 提高队伍素质, 促进档案工作效率提高, 从而加速档案管理科学、现代化的进程, 同时也是践行“以人为本”的科学发展观。档案事业的成败关键在人, 抓档案工作的切入点是档案管理人员素质的提高。档案管理人员除了具备良好的政治思想素质、文化业务索质和身体素质外, 还必须具备良好的心理素质, 这是完成档案管理活动的基本条件和重要保证。
一、档案管理过程中存在的主要心理问题
档案管理人员的职业心理问题可称为职业倦怠症, 又称“职业枯竭症”, 它是一种由工作引发的心理枯竭现象, 是上班族在工作的重压之下所体验到的身心俱疲、能量被耗尽的感觉, 这和肉体的疲倦劳累是不一样的, 而是缘自心理的疲乏。据专家介绍, 按照国际公认的定义, 衡量职业倦怠的三项指标分别为: 情绪衰竭、玩世不恭、成就感低落。
(一) 档案管理人员职业倦怠的表现特征
据《职业倦怠自治手册》, 判断一个人是不是有职业倦怠, 第一是看你的情绪是不是衰竭了, 第二是看你是不是玩世不恭, 第三是看你的成就感是不是低落。职业倦怠会给人带来不良的情绪, 而且影响我们的人际关系, 影响我们的快乐和工作效率。档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间跨度大, 相比其他职业, 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此, 档案工作人员更易产生职业倦怠。笔者调查发现, 产生职业倦怠的档案管理人员一般具有以下行为特征:
第一, 对档案工作丧失热情, 对前途感到无望。情绪烦躁、易怒, 对人和事漠不关心。第二, 工作态度消极, 对档案管理工作没耐心, 徽衍了事甚至经常出错, 工作责任感减退, 惶惶不可终日。
第三, 对档案工作的重要性和价值评价下降,工作常常迟到早退, 有的甚至开始打算转岗位, 后悔选择了档案管理上作, 有无力感或降低个人成就感, 消极地评价白己, 对前途感到渺茫。
(二) 档案管理人员职业倦怠产生的原因
(1) 缺乏成就认可和发展的机会。调查发现,一些单位重业务重发展, 却忽视了对档案管理人员的重视。有的单位由于经费的紧张和管理体制问题, 档案人员缺少培训、进修的机会, 知识落后。档案工作缺乏先进科学的管理模式, 个人发展受阻, 而同代人却因不乏机会而遥遥领先, 在职称评定、工资待遇上也体现出不平衡, 时间长了, 难免有失落感。档案工作相对于其他职业来说, 各工作环节、操作程序化明显受条例、规则限制, 长期跟文件、资料、档案、电脑打交道, 工作琐碎、单调、枯燥, 重复性较强, 缺乏新鲜感, 缺少机遇和挑战性, 个人能力得不到发挥, 没有成就感, 缺乏认同感。
(2) 工作负担过重, 缺乏工作自主性。档案管理人员干好档案管理工作不仅需要热情、细心、耐心, 还必须有高度的保密意识, 还要掌握档案管理的专业知识和相关法律法规知识。由于任务繁杂,往往缺乏工作自主性。
(3) 工作内容或职场环境的失衡。面对大量的档案材料的收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等缺乏自主性的日常工作,经常被动应付, 容易引起心理疲劳。
(4) 理想与现实之间存在较大的差距。档案记录着一个单位的发展轨迹。档案管理人员使档案具备成为现代信息机构的基础和可能, 未来的发展应该是前程灿烂的。但是, 现状与未来之间存在着巨大的差距, 尤其是这种差距长期未能得到很本性的改变, 使一部分人对未来的前景产生了怀疑, 对档案事业的发展丧失了信心, 甚至怀疑自已的未来前途, 以致对档案职业失去了兴趣。
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