目前,普遍存在的较低的人员素质,使会计软件的许多功能得不到充分利用,更谈不上根据实际工作情况进行二次开发,从而使会计软件中固有的一些内部控制措施得不到落实。以下是企业会计电算化管理中的内部控制研究。
作为财务软件的加密,目前主要是对软件系统而言,财务软件公司只考虑自身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。另外,数据库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改。
总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递,以实现自动转账、相关查询等功能,不能做到“无缝连接”,因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。由于电算化会计信息系统的一体化系统模式尚未建立,各子系统间会计数据不能完全实现系统内部自动转换数据,多数子系统仍然建立在直接使用基础数据的基础上。这不仅增加了数据输入的工作量,而且因为由人工核算、人工输入等人为因素,增加了出错机率,也加大了内部控制的难度。
在电算化会计信息系统中,存贮在磁性介质中的会计信息有被篡改而不留下痕迹的特点。同时,商品化会计软件设置了一些不应有的功能,使不少必要的程序控制失效。这不仅会误导会计人员的思想认识,甚至会造成一些不应有的依赖习惯。更为严重的是,软件的不规范之处还给不法之徒提供作案机会。
企业在选购财务软件时缺乏前瞻性,随着经济与企业的 发展 ,原有的财务软件在功能上已不能适应新形势的要求,而企业又没有及时对原有系统给予改进,从而使相关的内部控制得不到保障。
实施电算化会计后,企业财务处工作人员的职责分工仍与手工模式下相同,只是增加了系统维护人员岗位,没有制定新的岗位责任制度。虽然通过设定密码的方式实现了操作权限控制,但由于职责不明确,从而使越权操作成为可能。如系统维护人员可以随时接触系统,甚至顶班操作,增加其利用对程序的了解及编程技术作案的机会。
由于没有制订相应的控制措施和缺少监督,没有严格限制未经授权的人接触电算化系统,对于玩忽职守的情况,难以明确追究相应的责任。
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