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1 传统文笔签名方式已不适应项目工程档案信息化发展的要求
1.1 工程项目产生大量需要及时归档文件
1.来源于人工整理的纸质文件，未达到及时归档的要求。项目在建设期间，由于各种因素经常造成资料的缺失，致使工程完工后档案不及时、不完整、不规范、不系统问题;普遍存在卷内目录与实际整理文件不符合，卷内资料漏失等现象。在立卷时间上，档案人员通常累积起来一次立卷，这既不符合立卷要求，也不利于查找利用。
2.其他管理系统广泛应用需要脱离文笔签名。例如，随着工程质量监督系统的应用，产生的大量电子文件，这些电子文件采用电子签名的方式代替手工签名。按照目前档案处理办法，需要在系统中打印纸质文件再进行手工签名再存档。在信息技术高度发达、日臻完善的今天，这样的工作效率非常低下。
1.2 传统文笔签名阻碍工程项目信息管理系统的应用
1.现行文笔签名模式给工程建设项目档案管理带来沉重负担。现场施工技术人员为“清稿记录”而新产生的文件“原始记录本”，将原始记录本的数据录入信息系统，系统各责任人进行审核签名后，打印成纸质文件需再次审核签名。这样，二次转录行为给数据的准确性带来较大的风险，也增大了文件单位的工作量。
2.施工单位、监理单位档案的形成工作量倍增。除工程结算表格外，工程质量监督系统产生的电子文件占施工单位、监理单位所做档案的80%以上。按照目前文笔签名的处理办法，把数据录入到工程质量监督系，在档案软件中收集组卷后，再打印纸质文件进行手工签名，比原来只做纯手工资料的工作量要翻倍增加。
3.施工、监理单位档案的形成难以做到同步。目前，在实施工程质量管理系统，施工单位普遍存在施工原始记录录入不及时、相关责任人签署不及时的现象。施工原始记录录入并审核完成时间与施工实际时间相距较远。笔者对项目档案资料的同步性调查，普遍反映从数据录入到完成审核，需要7-10个工作日。 施工单位最短完成时间为2天，甚至长达半年之久。监理情况亦出现类似情况。
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